Дата публикации:

Бланк описи на уничтожение документов | ssangyong-vizitauto.ru

Copyright: фотобанк Лори В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить.

Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.

Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг.

Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате. Уничтожению подлежат документы:

1. срок хранения которых уже истек;
2. которые утратили свое практическое значение;
3. которые невозможно прочитать и восстановить.

Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

1. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № (правила хранения и учета документов);
2. Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № ;
3. Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № от 06.12.2011 и др.).
4. Приказом Росархива от 20.12.2019 № (перечень видов документации со сроками хранения);

Читайте также: Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

1. Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.).

   Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.

2. Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
3. Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
4. Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму.

Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры. Читайте также: Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму. Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

1. Ф.И.О. и подписи членов комиссии.
2. дату составления;
3. наименование документа;
4. наименование организации;
5. перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
6. наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

1. Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы.

   Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.

2. Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.
3. «Шапка».

   Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.

4. Основная часть.

   В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество.

   Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.

5. Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2021 года.

Читайте также: Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов. В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

1. когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
2. какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
3. каким способом.

Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик. Читайте также: При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

1. В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.
2. Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
3. Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
4. Заверение печатью не требуется.

Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств.

Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным. Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

, ,

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет | 10:50 6 июня 2018 Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Регистрация налогоплательщиков | 15:20 5 августа 2021 Бухгалтерский учет Страховые взносы ФСС | 14:21 10 сентября 2021 Прием на работу Выплаты персоналу Страховые взносы ПФР Экономика и бизнес Декретный отпуск Бухгалтерская отчетность Бухгалтерская отчетность Пенсионеры, Транспортный налог Пенсионеры Кадровое делопроизводство Законодательство Бухгалтерский учет ИП, ККТ Пенсионеры ККТ | 10:30 17 сентября 2021 Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .