Дата публикации:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Некрасова Наталья Автор PPT.RU 19 января 2021 Порядок заполнения трудовой книжки — последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж.

По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ.

За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель.

Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2021 года. В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется .

Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа. Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2021 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Согласно , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности.

Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила. Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок. За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве.

Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника. Правила устанавливают обязанности работодателя:

1. использовать точные формулировки из или федеральных законов со ссылкой на них;
2. заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
3. вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
4. дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
5. дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
6. вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
7. уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
8. вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
9. оформить бланк при первом трудоустройстве;
10. вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по и . Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

1. даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
2. используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
3. информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
4. Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
5. не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
6. подпись работника должна заверить сведения.
7. не применяют сокращений;

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (по разделам и как должна выглядеть титульная страница. Документ содержит три части:

1. титульная часть — основные сведения о работнике;
2. сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
3. сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность. На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

1. Ф.И.О. владельца;
2. образование (среднее, среднее специальное, высшее);
3. подпись лица, заполнявшего бланк;
4. дата открытия книжки;
5. наименование профессии, как в дипломе;
6. дата его рождения;
7. печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник.

Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака. Титульный лист трудовой книжки (выглядит следующим образом: Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

• Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
• Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
• Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
• Порядковый номер текущей записи.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении. Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (— ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (— ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

1. внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
2. внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность.

» и указывается новая должности и название отдела, если он менялся. При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации.

То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

1. наименование должности работника;
2. реквизиты организации.
3. дату принятия на работу;
4. полное и сокращенное название организации;

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку.

Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении. Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении. В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации. Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях.

Сюда вносятся данные о следующих событиях:

1. трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.
2. награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
3. вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

1. 2 графа — дата награждения;
2. 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
3. 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
4. 1 графа — порядковый номер записи;

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака).

Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть). При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

• В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
• В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.
• Графы 1 и 2 остаются пустыми.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений.

В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

1. повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
2. указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

1. записи заверяются подписью и печатью организации.
2. проставляется дата;
3. заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
4. заполняются личные данные сотрудника;

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено. Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

1. если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.
2. недопустимо исправление ошибок;
3. обложка должна быть неповрежденной;
4. вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю.

Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы. В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат».

Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов. Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой.

Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление.

Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

1. дата и подпись.
2. далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
3. по центру — слово «Заявление»;
4. в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

• Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
• Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
• Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
• Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).
• Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
• Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.

Мы уже писали подробнее о том, . Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?